ある事業所の方から相談がありました。月次でスタッフ４名の予定と実績をExcelに入力しているんですが、スタッフがそれぞれ自分のPCにあるExcelデータに打ち込んで、そのデータを回ってきたUSBメモリに入れて最後は管理者の手元に届き、それを開いて見ながらデータをコピペで集計表に入れていくという、Excelだけどアナログなことをされていました。。。かなり効率の悪い作業をされてますよね（笑）
入力しているExcelデータは元々は統一されたフォーマットに入力していた だろうと思いますが、各自、思うがままにいろいろなところに文字が入っていたり、行や列が増えて、項目も増えたりして、集計表もちゃんとしたセルの位置を把握できず、ほぼ集計されていないということのようです。。こういった事例はビフォーアフターがはっきりとしていて効果も出るので、Excelならではの効率化が図れますね。
まず、USBメモリを回してデータを集約するところを、NASに切り替えます。事務所のネットワークは繋がるので、そのネットワーク上にNASを繋げば、４人の情報共有ができます。そのNASにExcelデータをひとつおいておけばそれを皆さんで更新していくと、USBが不要となります。ついでに、ほかにも必要な共有データがあれば入れておけば誰でもすぐ見ることができるし、PCのバックアップもそこに入れることができます。万が一の事故でPCが壊れても復旧させることができます。
そして、Excelのファイルは、現在、進捗管理表、実績集計表と二つのファイルに分かれているので、これをひとつのファイルにまとめて実績を入れれば、実績集計表にリアルタイムで集約・集計できるようになります。最初ちらっと聞いた時にはマクロでやる案件かなと思っていましたが、セル参照（関数利用など）でいけそうです。
今回の場合マクロでどう処理するか、マクロは大量のデータを処理するのに向いていますが、こういったリアルタイムにデータを更新していくものには不向きなところがあります。マクロはプログラムなので、いつ実行するかというトリガーというものが必要で、ボタンを押したときに実行させることが多いのですが、じゃ、いつボタンを押すのか、データ更新の時に押せばいいんですが、10秒おき、10分おき、、、ということを考えると、こういった実績を入力させて集計してリアルにデータ更新させる といった場合は普通のセル参照で十分といいますか、そのほうが向いているということが言えます。
なんだか小難しいことを書きましたが、今回のケースでは、聞き取る前はマクロをイメージしていましたが、聞き取りの後はセル参照でいけますね ということになりました。
最近の流行でいうと、NASよりもクラウドなのでは？というご意見もあるかと思います。クラウドは便利でいいのですが、この実績集計管理は個人情報が満載なので、やはりクラウドよりはオンプレというところに落ち着いてしまう感じでしょうか。今はオンプレよりクラウドのほうがセキュリティは強い とよく耳にしますが、なんらかの手違いで、クラウドの設定が変わるとも限りません。一応VPNもないシンプルなルーターだけの社内ネットワークであれば、NASで十分ではないでしょうか。
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